¿Cómo organizar un evento virtual?: ideas y mejores prácticas

Actualizado: jul 15


El cambio de hábitos generado por el Covid-19 aceleró la tendencia a realizar eventos virtuales, inclusive híbridos (combinación de la virtualidad y la presencialidad física), dado que las organizaciones requieren seguir fortaleciendo el contacto con sus públicos y viceversa. En Colombia algunas ferias y congresos importantes como Colombiamoda o el Travel and Mice Business Forum (T&MBF) han anunciado que este año se realizarán virtualmente debido a la pandemia.


Esta publicación es una guía completa que brinda herramientas, ideas y mejores prácticas para llevar a cabo un evento virtual, así como los principales métricas y KPIs para medir el impacto de este en los objetivos de marca y empresa.


¿QUÉ ES UN EVENTO?


Un evento es un encuentro planeado en el que intervienen dos partes (emisor-receptor), que tiene un mensaje, un contexto, una intencionalidad, unos ritos y símbolos establecidos para producir una atmosfera de interacción que permita crear una experiencia significativa y única en torno a un objetivo organizacional (empresa, ONG, universidad, marca) relacionado con publicidad, marketing o comunicación.


Es importante, aclarar que los eventos no solo se reducen al campo empresarial y de marca, también existen los eventos sociales (matrimonios, cumpleaños, etc.); sin embargo, este artículo estará centrado en los primeramente nombrados.


“Un evento reconoce un momento único en el tiempo, con ceremonia y ritual para satisfacer unas necesidades concretas” (Goldblatt, 2005).

¿QUÉ ES UN EVENTO VIRTUAL?


Realmente, no habría una definición distinta a la ya presentada para hablar de eventos virtuales, lo que sí hay que mencionar es que su característica principal es que son online por medio de una plataforma web y no se realizan en un lugar físico.

Estos eventos pueden ir desde charlas espontáneas, hasta congresos a gran escala con miles de asistentes.



OCHO EVENTOS VIRTUALES PARA CONECTAR CON SU AUDIENCIA


A continuación algunos tipos de eventos virtuales que se pueden desarrollar:

1. FERIA Y EXPOSICIÓN VIRTUAL


La feria y exposición virtual online permiten la interacción directa y cercana entre el usuario y el producto o servicio; es idóneo para capturar la atención de clientes potenciales de manera efectiva. Algunos ejemplos son los desfiles de moda, exhibición de motos y carros, ferias comerciales en distintos eventos, etc.


En el mercado existen distintas plataformas web para llevar a cabo este tipo de eventos. Se recomienda que la herramienta seleccionada sea interactiva y que combine chat, video, voz, carrito de compra (si se requiere), que cuente con una landing page con un alto grado de usabilidad y sea visualmente llamativa.


2. LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO O SERVICIO


El lanzamiento virtual de un producto o servicio es una excelente oportunidad para conectar con los consumidores o usuarios. Este tipo de evento permite aumentar los clientes potenciales, obtener información sobre los asistentes y llegar a una audiencia más amplia.


Son múltiples las opciones que existen para lograr un lanzamiento de producto que impulse las ventas y cree recordación; todo depende de la categoría, el producto, el público, el grado de creatividad y los recursos técnicos y económicos.


Estos eventos pueden ir desde lives streaming con influencers para promover el voz a voz del producto, hasta la virtualización de una experiencia personalizada en donde el consumidor pueda interactuar con el producto en un ambiente creado para generar unas emociones e interactividad. En este enlace pueden conocer algunos referentes.

3. VIRTUAL OPEN DAY


El virtual open day es realizado por las universidades y colegios para captar nuevos estudiantes, así como para generar conciencia de marca y posicionamiento de esta.


Estos eventos generan espacios de encuentro, interacción y entretenimiento en torno a los programas, infraestructura, acreditaciones y otros elementos importantes que influyen en la toma de decisión del público de interés. Dando clic en los siguientes enlaces se puede visitar el virtual open day de la Universidad de Buckhigham y Swansea en Inglaterra y el Reino Unido, en los cuales se encuentran elementos interesantes para replicar. En Colombia hay muchas universidades que también realizan estos eventos, incluso antes de la pandemia.



4. WEBINAR


Es un seminario o conferencia corta que se realiza online en tiempo real. En el webinar el anfitrión realiza su presentación y los participantes pueden hacer preguntas por chat o voz, dependiendo del protocolo establecido.


5. TRANSMISIÓN EN VIVO A TRAVÉS DE REDES SOCIALES


Las redes sociales cuentan con herramientas que tienen la función de video en vivo (streaming live), la cual se caracteriza por impulsar el engagement, dado que el video en vivo tiene seis veces más participación que el pregrabado (Facebook).



Estas redes sociales son utilizadas para realizar conciertos, entrevistas, recetas, muestra de producto y distintas interacciones que diseñan las marcas y la empresas para estar en contacto con sus públicos de interés. De hecho, antes de la pandemia ya eran formatos altamente utilizados.



6. CONGRESO VIRTUAL


Es una opción idónea para divulgar el conocimiento y educar a la audiencia. Se realizan diferentes sesiones a lo largo del día para que los asistentes creen su agenda de asistencia con base en sus preferencias, al igual que en los congresos que tienen una sede física.


Un gran ejemplo fue el congreso Virtual de Marketing de Contenido, que tuvo varias sesiones de una hora y los asistentes tenían acceso a la programación para escuchar los temas de su elección.


7. TOUR Y DETRÁS DE ESCENA


Brinda una valiosa oportunidad para mostrar los procesos ocultos que tiene la fabricación de un producto o servicios. Es la oportunidad para visibilizar la pasión, el esfuerzo y el lado humano de estos. Muestre como se realiza una artesanía, una pedido gastronómico, una prenda, etc.


De otro lado, los lugares como museos, galerías, teatros, aeropuertos y parques encontraron en los recorridos virtuales una manera de mantener viva su misión y entretener a los usuarios. En este link puede encontrar algunos tours de los museos más importantes del mundo. Así mismo, algunas instituciones como el Jardín Botánico de Bogotá, también programa con frecuencia este tipo de actividades.


8. ENTREVISTA Y ACTUACIONES


Organice una sesión de preguntas y respuestas en vivo. También invite a oradores y artistas para dar una charla o una actuación (poemas, canciones, etc.).


En esta categoría de eventos encontramos algunos con un proceso de producción robusto como el show de Juanpis González, el cual se transmite por Youtube y cuenta con una amplia audiencia, o programas con un proceso de preproducción menor en donde solo se requiere generar un nombre para el programa, establecer una temática, conseguir un buen invitado, tener habilidades comunicativas y acceso a las redes sociales. Así lo hace la presentadora Mónica Rodriguez en su programa "De frente con Mónica Rodríguez" que se transmite por Instagram.


SIETE PASOS PARA CREAR EVENTOS VIRTUALES EXITOSOS


Al igual que los eventos físicos, los virtuales requieren de una rigurosa planeación. Los eventos son 80% planeación y 20% ejecución. A continuación los aspectos que no debe perder de vista para que su evento sea exitoso:


Paso 1: cree el concepto del evento y diseñe la experiencia

Seleccione el tipo de evento con base en una intencionalidad clara, diseñe rigurosamente lo que se quiere comunicar o contar, las emociones que quiere generar. Transmita este concepto y experiencia en cada una de las interacciones con los públicos de interés.


Paso 2: seleccione un canal de fácil acceso

Informe a su audiencia la plataforma que se utilizará, los pasos para ingresar y en algunos casos cómo funciona. Escoja una plataforma con un alto grado de accesibilidad para todos.


Paso 3: escoge la fecha y hora correcta

Para todo evento es fundamental elegir la fecha y hora adecuada. Esto con el objetivo de no competir con otros eventos, feriados o actividades de interés para el público objetivo.


Paso 4: divulgue y promocione

Realice un plan de medios para atraer a su público objetivo. Utilice las ventajas de los medios digitales y cree una estrategia de marketing de contenido que le permita interactuar con su audiencia en donde el contenido de valor sea el rey.


Paso 5: registre a los participantes

Recopile datos básicos de los asistentes. Esto le permite tener un control así como conocer quiénes son sus stakeholders. Además, esta información se utiliza para enviar memorias del evento, seguir afianzado la relación con estos o para crear una estrategia de email marketing para ofrecer otros productos o eventos.

Para esto utilice un formulario de Google, surveymonkey u otras plataformas.

Paso 6: cree un protocolo para los problemas tecnológicos

Todos los eventos son susceptibles de afrontar inconvenientes técnicos y logísticos. Por eso, la clave está en visionar ese panorama y tener un plan para afrontarlo de forma asertiva. Valga sugerir que es importante probar todos los procesos técnicos antes de la apertura del evento: conexión a internet, micrófono, sonido, presentación.


Paso 7: no se olvide de ser inclusivo

Los eventos virtuales deben inclusivos y accesibles. Proporcione subtítulos para audio y proporcione descripciones para elementos visuales. Asegúrese de utilizar un lenguaje claro, fuentes de letra grandes y un alto contraste de color en todos los puntos de contacto, incluidas las presentaciones.


Es importante que su evento también tenga una diversidad de voces y posturas en torno a la temática del encuentro.


PRINCIPALES MÉTRICAS Y KPIs

Las métricas y KPIs son fundamentales para evaluar si se cumplió con el objetivo del evento, así como para evaluar el comportamiento de los participantes.

Por ultimo, inscríbase y participe en el Travel and Mice Business Forum (T&MBF), evento que reúne experiencialidad, networking, conocimiento y negocio en un mismo lugar, para todos los interesados en el sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) y viajes corporativos. Esta nueva versión de este innovador evento se realizará de forma híbrida y en el siguiente enlace se encuentra toda la información: https://tmbforum.com/ Este evento es una excelente oportunidad para conocer las ultimas tendencias en las tematicas mencionadas.


Créditos: Imágenes tomadas de Freepik:https://www.freepik.es/

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Comunicadora, Magíster en Mercadeo

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